Книги, главы из книг для написания диплома, курсовой работы, реферата по предмету Экономика: От идеи к воплощению. Как и где найти деньги... Иванов И.И. - 2. Целесообразность проведения мероприятия -"Электив"

2. Целесообразность проведения мероприятия

Решение проводить мероприятие заставляет задуматься о том, как его проводить. Имеются ли среди Вашего персонала подготовленные кадры, есть ли смысл привлекать кого-либо со стороны? Мысля глобально, избегайте гигантомании. Нужно рассчитать сколько времени Вам потребуется на организационные вопросы и планирование, какая административная поддержка необходима, кто будет вести мероприятие.

• Распределение обязанностей. Скорее всего вам потребуется исполнительный директор. Его заботой будет наблюдать за ходом мероприятия в целом и за тем, чтобы все было выполнено тщательно и в срок. Иногда исполнительный директор самостоятельно проделывает всю необходимую работу, однако чаще он (или она) прибегает к помощи оргкомитета. Задачей исполнительного директора является распределение обязанностей между членами комитета, при попытке дать каждому возможность делать то, к чему у него лежит душа. Директор должен преобразовать комитет в единую команду, хорошо знать своих людей и следить, чтобы они не манкировали своими обязанностями. Даже если оргкомитет уже является командой профессионалов, необходимо, чтобы на ком-то лежала персональная ответственность за проведение мероприятия.

• Использование оргкомитета. Очень важно, чтобы каждый член оргкомитета знал, что от него требуется. Обязанности должны быть четко разграничены, во избежание ситуации, когда несколько человек занимаются одним и тем же делом, что отнимает массу сил и драгоценного времени.

То, какие службы Вы сформируете в оргкомитете, зависит от типа проводимого мероприятия. При организации забега любителей Вам понадобится человек, разбирающийся в правилах, а также коллегия судей. При проведении благотворительного гала-концерта не обойтись без хорошего ведущего, способного организовать викторины и конкурсы и умеющего найти общий язык со знаменитостями. В любом случае Вам потребуются:

• Исполнительный директор

• Административная поддержка - машбюро, компьютерное обеспечение, секретари

• Финансовый отдел

• Пресс-служба

• Служба, ответственная за билеты и проспекты

Кроме этого:

• Персонал, работающий в ночное время, продавцы программок, добровольцы и т.д.

• Лицо, наблюдающее за знаменитостями и важными гостями

• Директор по рекламе

• Лицо, ответственное за связи со спонсорами

От Вас зависит, поручить ли отдельное задание отдельному исполнителю или, объединив несколько дел в одно, отдать их кому-то одному,

• Билеты. Если ваше мероприятие относится к разряду тех, где требуются входные билеты, то помимо людей, печатающих их, Вам может понадобиться помощь комитета по распространению, особенно, если Вы проводите гала-концерт или премьеру. Лица, входящие в Ваш комитет должны иметь обширные связи среди предполагаемой аудитории. Если Вы продаете билеты на премьеру, где ожидается присутствие членов королевской фамилии. Вы должны быть уверены, что ваши распространители сумеют реализовать их по 60 фунтов.

• Распределение обязанностей. Формируя комитеты и распределяя обязанности, необходимо тщательно подбирать людей. Если вы хотите привлечь внимание спонсоров к Вашему мероприятию, то скорее всего это будет поручено человеку, ранее уже занимавшемуся организацией презентаций для бизнесменов и хорошо известному в деловых кругах. Даже в том случае, если Вы намерены провести мероприятие собственными силами, Вам может понадобиться помощь добровольцев. Вполне логичным было бы обратиться в «Организацию Друзей», внимательно просмотреть членские списки, или прибегнуть к помощи местных групп.

Требования, предъявляемые к членам вашего комитета, будут зависеть от выполняемой ими работы. Исполнительный директор должен быть в курсе всего происходящего, в любой ситуации сохраняя спокойствие и способность здраво рассуждать, а менеджер по рекламе должен иметь респектабельную внешность — тогда он легко привлечет спонсоров.

• Подбор людей. Если Вы планируете провести крупное мероприятие. Вам понадобится много исполнителей. Неплохо было бы найти людей, уже занимавшихся организацией мероприятий в качестве добровольцев или штатных сотрудников. Вы также можете воспользоваться услугами специализированных фирм и фирм-консультантов. Национальный совет Добровольных организаций предоставит в Ваше распоряжение список профессиональных устроителей мероприятий, так что Вы сможете выбрать кого-нибудь одного. Попытайтесь узнать, были ли удовлетворены работой выбранного вами исполнителя организации, уже пользовавшиеся его услугами. Наиболее оптимальным было бы вообще не привлекать никого со стороны. Ваши собственные сотрудники всегда будут более старательны и аккуратны, к тому же, проводя самостоятельно мероприятие, они набираются полезного опыта на будущее.

Если спонсором вашего мероприятия является промышленная компания, то вероятно, что Вам будет оказана помощь в решении административных и организационных вопросов. В Ваше распоряжение может быть предоставлен офис и штат секретарей, помимо этого от спонсоров можно получить ценные деловые рекомендации.

Возможно, «Организация друзей» изъявит желание помочь Вам в проведении мероприятия. Если эти люди что-то понимают в бизнесе, которым Вы занимаетесь, то участие в специальном мероприятии пополнит их знания и в последующем у Вас будут грамотные помощники.