Методички для написания диплома, курсовой работы, реферата по предмету Экономика: Документоведение и делопроизводство: Учебно-методическое пособие. Панфилова Т.А., Кондратьева Т.Н. - 5.3. Формы регистрации документов и порядок их заполнения -"Электив"

5.3. Формы регистрации документов и порядок их заполнения

В практической деятельности, в зависимости об объема документооборота в организации (учреждении) используют две формы регистрации документов: журналы и карточки. Возможна и третья форма регистрации, с использованием персонального компьютера - автоматизированная электронная (Схема № 13).

Схема № 13

Организация контроля исполнения

В небольших организациях (учреждениях) применяют разные журналы для регистрации входящих и исходящих документов.

ФОРМА ЖУРНАЛЬНОЙ РЕГИСТРАЦИИ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Индекс документа

Дата отправки документа

Адресат документа

Краткое содержание документа (заголовок)

Исполнитель

Номера структурного подразделения и раздела номенклатуры дел

06-10/96

15.04.2001

Администрация Тюменской области

О совместно проведении региональной конференции

Сидорова

06-10

ФОРМА ЖУРНАЛЬНОЙ РЕГИСТРАЦИИ ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Индекс (номер) документа

Дата поступления

Исходящий номер

Краткое содержание документа (заголовок)

Резолюция и кому направлен документ

Отметка об исполнении

77/ 01-03

25.03.2001

05-16/100

Приглашение к сотрудничеству с редколлегией журнала "Правоведение"

Петрову С.И. Подготовить ответ до 29.03.2001

Подготовлено и отправлено письмо от 28.03.2001

Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов карточная более удобная форма регистрации. Форма карточки - регистрационно-контрольная карточка, расположение в ней необходимых реквизитов для регистрации документа может быть определен в организации (учреждении) и утвержден в инструкции по делопроизводству.

Бланки регистрационно-контрольной карточки могут быть изготовлены как типографским способом, так и методом оперативной полиграфии на бумаге формата А5 (148х210 мм). Допускается цветовое различие карточек.

Количество экземпляров регистрационной карточки определяется числом справочных и контрольных карточек во всех структурных подразделениях и звеньях, в которых документ будет исполняться и контролироваться.

Бланки регистрационно-контрольной карточки должны изготавливаться типографским способом или методом оперативной полиграфии на бумаге формата А5 (148х210 мм). Допускается цветовое различие карточек.

РЕГИСТРАЦИОННО-КОНТРОЛЬНАЯ КАРТОЧКА

лицевая сторона

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31

КОРРЕСПОНДЕНТ

ИНДЕКС ДОКУМЕНТА

ДАТА ОТПРАВКИ ДОКУМЕНТА

ДАТА ПОСТУПЛЕНИЯ ДОКУМЕНТА

ИНДЕКС (НОМЕР) ДОКУМЕНТА

КРАТКОЕ СОДЕРЖАНИЕ (ЗАГОЛОВОК) ДОКУМЕНТА

РЕЗОЛЮЦИЯ И КОМУ НАПРАВЛЕН ДОКУМЕНТ

СРОК ИСПОЛНЕНИЯ

оборотная сторона

ИСПОЛНИТЕЛЬ

ДАТА

ИСХОД №

КОМУ

№ ДЕЛА

КЕМ ПОДПИСАН

ОТМЕТКА ОБ ИСПОЛНЕНИ

РАССЫЛКА

КОЛ-ВО ЛИСТОВ

ФОНД №

ОПИСЬ №

ДЕЛО №

На верхнем поле регистрационно-контрольной карточки кружком обводят дату исполнения документа, взятую из резолюции. На нижнем поле есть графа для проставления фактического исполнения документа. Карточки помещают в контрольную картотеку.

Контрольную картотеку целесообразно разделить на 33 ячейки (рубрики): 31-я ячейка соответствует максимальному числу дней в месяц; в 32-й ячейке размещают карточки на документы, сроки, исполнения которых наступят в следующем месяце; в 33-й ячейке располагают карточки на неисполненные в срок документы. Карточки в картотеке располагают по датам исполнения документов, т.е. каждому дню исполнения (в пределах месяца) соответствует определенная ее ячейка.

Наиболее рациональным ведением контрольных операций регистрации документов является использования персонального компьютера, который в заданном режиме устанавливает промежуточные сроки исполнения и выводит на экран номера документов в назначенный день для проведения над ними контрольных операций.