Методички для написания диплома, курсовой работы, реферата по предмету Экономика: Документоведение и делопроизводство: Учебно-методическое пособие. Панфилова Т.А., Кондратьева Т.Н. - 2.5. Использование документов, дел и изданий. снятие с дел грифа ограничения доступа -"Электив"

2.5. Использование документов, дел и изданий. снятие с дел грифа ограничения доступа

Не допускается пользоваться сведениями из документов ограниченного доступа в открытых выступлениях, в публикациях в открытой печати. в передачах по радио и телевидению, экспонировать такие документы и издания на открытых выставках, демонстрировать их на стендах, в витринах или других местах массового обозрения.

Дела и издания выдаются пользователям и принимаются от них под расписку в РКФ "Учета выдаваемых дел и изданий".

Снятие копий для сторонних организаций с документов производится на основании письменных запросов по разрешению руководителя организации (структурного подразделения), подготовившей эти документы.

Копирование для сторонних организаций документов. полученных от других организаций, производится по согласованию с организациями-составителями.

Дела постоянного и временных сроков хранения с грифом ограничения доступа периодически просматриваются с целью возможного снятия этого грифа. Просмотр осуществляется при передаче дел из структурных подразделений в архив организации, а также при подготовке дел постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет) к передаче в государственный архив (для коммерческих организаций при их ликвидации). Решение вопроса о снятии грифа возлагается на создаваемую в установленном порядке специальную комиссию, в состав которой включаются заместитель руководителя организации, курирующего данные вопросы, представители службы делопроизводства. Решение комиссии оформляется составляемым по произвольной форме актом, который утверждается руководителем организации. Один экземпляр акта вместе с делами передается в архив организации, а на дела постоянного хранения и долговременного хранения - в государственный архив.

На обложках дел с ограниченным доступом гриф погашается штампом или записью от руки с указанием даты и номера акта послужившего основанием для его снятия. Аналогичные отметки вносятся в описи и номенклатуры дел.

Дела ограниченного доступа, переданные организациями в государственные архивы, используются на правах документов ограниченного пользования в соответствии с требованиями Госархива.