Методички для написания диплома, курсовой работы, реферата по предмету Экономика: Документоведение и делопроизводство: Учебно-методическое пособие. Панфилова Т.А., Кондратьева Т.Н.

ПРИЛОЖЕНИЕ № 6

Наименование организации

ПОЛОЖЕНИЕ

00.00.0000 № 00

УТВЕРЖДАЮ

Должность лица,

утвердившего документ

Подпись И.О.Ф.

Дата

Место издания

О службе документационного

обеспечения управления

1 Общие положения

1.1 Служба ДОУ осуществляет документационное обеспечение управления и является самостоятельным структурным подразделением, подчиненным непосредственно руководителю.

В состав службы входят: секретариат руководства, экспедиция, группа регистрации и контроля, архив, бюро печати и размножения документов и т.д. Численность и штаты службы определяются штатным расписанием организации.

1.2 Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательными актами РФ, указами и распоряжениями Президента РФ, постановлениями и распоряжениями Правительства РФ, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений Государственной архивной службы РФ, действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления, Уставом организации, настоящим положением о службе делопроизводства и инструкцией по делопроизводству организации.

1.3 Начальник службы ДОУ назначается и освобождается от должности руководителем организации. Возглавлять службу ДОУ должен специалист с высшим или средним специальным образованием.

2 Цели и задачи службы ДОУ

2.1 Служба решает следующие задачи

2.1.1 Постоянное совершенствование форм и методов работы с документами.

2.1.2 Обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в архив в соответствии с действующими нормативами.

2.1.3 Сокращение документооборота, унификация форм документов.

2.1.4 Разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения организации.

3 Функции службы ДОУ

3.1 В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет свои функции:

3.1.1 Документирование управленческой деятельности

- разработка и ведение табеля форм документов учреждения и альбома унифицированных форм документов;

- разработка бланков документов: для письма, общего бланка, бланков отдельных видов документов;

- тиражирование бланков и отдельных форм документов, их учет и обеспечение ими сотрудников, занимающихся составлением документов;

- составление документов по поручению руководства;

- оформление документов, их согласование, печатание, тиражирование;

- документирование работы совещаний;

- контроль за оформлением документов, представляемых на подпись руководству;

- контроль за оформлением документов, предназначенных к отправке.

3.1.2 Работа с документами

- прием по почте, телеграфу, телетайпу, факсу, электронной почте и первичная (экспедиционная) обработка документов;

- регистрация документов;

- предварительное рассмотрение документов, отбор и подготовка документов к докладу руководству;

- обеспечение доставки документов исполнителям;

- контроль за прохождением документов в организации;

- контроль за сроками исполнения документов;

- разработка и ведение информационно-поисковых систем (картотек, компьютерных баз данных);

- информационно-справочное обслуживание;

- отправка документов по почте, телеграфу, телетайпу, факсу, электронной почте;

- подготовка номенклатуры дел и обеспечение единого порядка хранения документов в организации;

- формирование дел;

- организация экспертно-проверочной комиссии учреждения;

- подготовка дел для сдачи в архив;

- организация работы архива;

- организация работы с письмами и обращениями граждан.

3.1.3 Организационные виды работ

- организация и обслуживание совещаний;

- организация приема посетителей;

- организация телефонных переговоров;

- методическое руководство постановкой делопроизводства в структурных подразделениях;

- совершенствование делопроизводства, внедрение новейших компьютерных технологий;

- организация повышения квалификации работников учреждения в сфере работы с документами и др.

4 Права и ответственность

4.1 Служба ДОУ имеет право:

- осуществлять контроль за состоянием делопроизводства в организации;

- контролировать выполнение установленных правил работы с документами;

- определять задачи документационного обеспечения, подлежащие автоматизации;

- разрабатывать должностные инструкции на работников служб делопроизводства;

- запрашивать от структурных подразделений и сотрудников организации сведения, необходимые для работы;

- привлекать по поручению руководства специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов;

- проверять правильность оформления документов, представленных на подпись руководства и для отправки, возвращать для доработки документы, оформленные с нарушением требований ГОСТа;

- получать для руководства сведения из подразделений и вызывать сотрудников по поручению руководства;

- вести предварительный просмотр документов и определять их дальнейшее движение;

- при организации приема определять приоритетность приема посетителей руководством;

- контролировать исполнение поручений руководителя;

- контролировать сроки исполнения документов, запрашивать у подразделений и исполнителей сведения о ходе исполнения документов;

- иметь доступ к информации (документам и базам данных) и т.д.

4.2 Служба ДОУ несет ответственность за:

- невыполнение обязанностей и неисполнение прав, предусмотренных правовыми актами и этим положением;

- неправильное оформление документов, представляемых на подпись руководителю, их несоответствие требованиям ГОСТ Р 6.30-97;

- несвоевременную сдачу документов постоянного срока хранения в архив и т.д.

5 Руководство

5.1 Начальник службы ДОУ назначается и увольняется руководителем организации, которому непосредственно подчиняется.

5.2 Руководитель

- распределяет обязанности между работниками службы делопроизводства;

- принимает решения по вопросам, отнесенным к сфере деятельности службы делопроизводства;

- подписывает и визирует документы в пределах своей компетенции;

- докладывает руководителю о поступивших документах;

- представляет документы на подпись руководителю;

- докладывает и представляет посетителей и т.д.

6 Взаимоотношения службы ДОУ с другими структурными подразделениями

6.1 Служба ДОУ взаимодействует:

- со всеми структурными подразделениями по вопросам, отнесенным к сфере деятельности службы;

- с юридической службой (юристом) - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов;

- с кадровой службой - по вопросам подбора, перевода, увольнения кадров службы делопроизводства и повышения их квалификации;

- отделом (бюро) внедрения вычислительной техники (если такая служба есть) - по вопросам разработки и внедрения новейших информационных технологий, обеспечения средствами вычислительной технике.

7 Организация работы

7.1 Служба ДОУ работает в соответствии с Правилами внутреннего распорядка организации.

Начальник службы ДОУ Подпись Расшифровка

подписи

Визы согласования