Книги, главы из книг для написания диплома, курсовой работы, реферата по предмету Менеджмент: Принципы руководства ассоциациями. Справочник профессионала. Генри Эрнсттхал, САЕ - Штабные (административные) подсистемы -"Электив"

Штабные (административные) подсистемы

Один из признаков, отличающих ассоциацию от коммерческой организации, заключается в том, что в ассоциации управление и осуществление принципов деятельности (политики) разделены более четко. Кроме того, быстрой смены добровольных руководителей, обычной для ассоциаций, в корпорациях как правило не происходит. Во многих ассоциациях параллельно штатным структурам (программы, отделы, управляющий высшего ранга) действуют добровольные структуры (рабочие группы, комитеты, советы директоров, высший выборный руководитель). Эти подразделения, занятые административной деятельностью и осуществлением политики, являются основными составляющими подсистемы управления. Одна из задач, стоящих перед руководством ассоциации, заключается в том, чтобы создать такую подсистему для эффективного разрешения неизбежного противоречия между принципами членства в ассоциации и необходимостью своевременного и эффективного принятия решений в ответ на конкретные отраслевые или профессиональные проблемы.

Штат осуществляет административные функции, добровольцы делают политику. Руководители ассоциаций, в большинстве своем, с этим согласятся. В то же время, каждая ассоциация должна выработать свое понимание этих терминов применительно к своей собственной ситуации. Например, руководители профессиональных ассоциаций, как правило не хотят полностью устраняться от осуществления политики. Таким образом, перед каждой ассоциацией стоит важная задача: определить кто и каким образом отвечает за осуществление принципов деятельности (политики) данной ассоциации и распределить соответствующие полномочия. В процессе выработки принципов деятельности ассоциации необходимо ответить и на ряд других, более специфических вопросов, например: От кого такие принципы исходят? С чьего ведома и как они осуществляется? Кто их оценивает?

В качестве примера приведем вопросы, на которые необходимо дать ответ при установке размера заработной платы для штатных сотрудников: Каким образом устанавливается общая методика выплаты заработной платы? Кто определяет совокупный годовой объем средств, выделенных для выплаты заработной платы и премий? Кто и как определяет число штатных единиц и обязанности каждого штатного работника? Кто нанимает, оценивает и увольняет работников? Кто принимает решение об изменении размера заработной платы? Очевидно, это лишь примерный перечень вопросов, относящихся к одной из функций подсистемы управления (осуществления политики ассоциации и административных функций). Здоровая, эффективно действующая ассоциация определяет и распределяет обязанности по управлению и осуществлению своих принципов деятельности в соответствии со своими целями, ценностями и возможностями, причем делает это таким образом, чтобы обеспечить эффективное разрешение возможных в будущем конфликтов.

Вторая подсистема — это контроль. Предприятия, выпускающие определенную продукцию, держатся на контроле качества, техническом обслуживании и организации производства. Контроль качества безусловно необходим программам и услугам, осуществляемым организациями. В то же время, значительно более важным для ассоциаций является финансовый контроль. Многие добровольные сотрудники ассоциаций не понимают принципов финансирования своей организации и не замечают некоторых перспектив, известных штатным сотрудникам. Кроме того, контроль бюджета ассоциации в значительной степени означает контроль над ассоциацией в целом.

Подобно тому, как человеческое тело способно автоматически отслеживать и контролировать свою температуру, хорошая контрольная система действует автоматически и, по большей части, незаметно. Исходя из оперативной информации и точной диагностики ситуации, такая система позволяет решать: сменить курс или продолжать движение в прежнем направлении. В нашем быстро меняющемся мире, в условиях жесткой международной конкуренции, важно точно определить, кто и для каких целей нуждается в информации, а также кто отвечает за предоставление такой информации.

Всякий контроль, как финансовый, так и любой другой, осуществляется в три основных этапа: 1. выработка стандартов, 2. измерение, 3. коррекция отклонений от стандартов и планов. Эффективный контроль включает в себя системы, методики и процедуры планирования, предсказания, измерения и оценки.

Любая оценка, будь то оценка людей, денег или процессов, имеет смысл лишь в том случае, если она соотнесена с определенными стандартами. Стандарты могут быть выражены в долларах, единицах времени, квотах, а также в любых иных измеряемых и понятных величинах. Стандарт может основываться на статистике за прошедший период, а может иметь нормативный характер и выражаться в показателях на конец года, итоговых показателях, показателях посещаемости, положения на рынке и т.д. Чем внимательнее подходят в ассоциации к вопросам контроля и выработки стандартов, тем скорее ее штатные и добровольные сотрудники начинают осознавать свои задачи, прогресс, которого они достигли и изменения, которые необходимо внести в их работу.

Основной элемент такого процесса — информация. Для практических целей, управленческая информация должна быть ясной, точной, объективной, понятной, последовательной, относящейся к делу, надежной, обоснованной и доступной в нужное время нужным людям. Информация о нарушении основных нормативов должна предоставляться незамедлительно. Это особенно важно.

Третья подсистема, поддержка, отвечает за моральное состояние организации. Для штатных сотрудников она может включать такие факторы как заработная плата, премии, рабочие условия, присутственные часы, оборудование, обратная связь, возможность профессионального обучения и признания. Поддержка морального состояния добровольцев включает их тщательный отбор, признание их заслуг как в организации, так и за ее пределами, возможность встречи с новыми людьми, обучение новым навыкам и обратную связь. Например, моральная поддержка добровольца может включать в себя обязанность управляющего высшего ранга ассоциации или кого-либо другого отчитываться непосредственно перед этим добровольцем. При этом, ответственность за найм, служебный рост и поддержку добровольцев должна быть возложена на всех штатных сотрудников и руководителя добровольцев. Главное, чтобы в организации установились приемлемые нормы и порядки.