Книги, главы из книг для написания диплома, курсовой работы, реферата по предмету Менеджмент: Принципы руководства ассоциациями. Справочник профессионала. Генри Эрнсттхал, САЕ - Определение цели и формата совещания -"Электив"

Определение цели и формата совещания

Перед тем, как приступать к выбору места проведения и другого планирования, следует определить цель совещания. Это делается с помощью определения потребностей членов. Нужна ли им будет всего лишь вводная часть по тому или иному конкретному аспекту дисциплины ассоциации? Или они хотят получить глубинное исследование конкретного участка этой дисциплины? Нужно ли им провести экскурс в последние разработки, происходящие в этой зоне интереса? Или же они хотят обсуждать противоречивые вопросы?

Некоторые ассоциации позволяют своим штатным сотрудниками самим определять содержание и направление хода совещания. Это в особенности относится к профессиональным обществам, где работают технические специалисты или лица, получившие свое образование по тому, как структурировать программы совещаний, уже будучи взрослыми людьми. Однако, у многих ассоциаций не хватает штатных сотрудников, которые могли бы сконцентрировать свою деятельность исключительно на разработке программ. Эти организации должны полностью полагаться на своих член для того, чтобы планировать, разрабатывать и внедрять программы совещаний. И даже те ассоциации, в которых имеются образовательные или технические специалисты, должны иметь программный комитет или членов, которые могут помочь направить формирование содержания и формата совещаний ассоциации.

Комитеты по совещаниям являют собой ещё один пример той важной роли, которую играют комитеты в осуществлении целей ассоциации. Комитеты по совещаниям могут быть полезными в таких сферах, как программы гласности и приема гостей. Они должны рассматриваться как основной источник информации по требованиям и желаниям членов. Они могут быть эффективными в плане помощи в структурировании формата совещания, подготовке выступающих, просмотра презентаций и критике конечного продукта. В общем, комитеты по совещаниям играют жизненно важную роль в достижении конечной цели совещания ассоциации - блага её членов.

Конкретные цели проведения совещания должны оказывать существенное влияние на его структуру. К примеру, если потенциальные участники совещания нуждаются в глубинном исследовании некоего частного аспекта какой-то дисциплины ассоциации, то тогда следует провести инструктивный семинар, а в качестве докладчика пригласить признанного специалиста в этом вопросе. Если же совещание ставит перед собой цель лишь дать своим участникам обновленную информацию по делам в отрасли, то тогда она должна иметь вид конференции по обмену мнениями.

Совещание может иметь различные форматы:

Официальные лекции, на которых обладающие необходимыми знаниями по определенным вопросам докладчики касаются этих вопросов. Этот подход является одним из наименее эффективных, но используемых чаще всего. Продолжительность лекции не должна превышать 90 минут.

Панельное обсуждение, при котором несколько специалистов касаются одного и того же вопроса с различных сторон. Этот формат стимулирует больше взаимодействия между участниками, чем формат официальных лекций.

Семинары / круглые столы, на которых участники подразделяются на небольшие группы по 15 - 20 человек для того, чтобы обсудить определенные вопросы. Каждая группа имеет в своем составе координатора, который помогает продуктивно направлять дискуссии. При том, что этот формат стимулирует значительное взаимодействие, его успех зависит от искусства координатора и совместимости уровней знаний участников.

Участие с «касанием руками» - формат, который обычно ограничивается небольшими группами, что позволяет участникам непосредственно использовать оборудование. Этот формат особенно полезен при обучении работе с оборудованием или машинами.

Имитация, при которой небольшая группа под руководством опытного координатора участвует в гипотетическом упражнении.

Плакатные сессии, когда выделяется комната для совещаний, где содержатся ряды выставочных досок, на которых укреплены экземпляры письменных презентаций. В определенные моменты времени присутствуют авторы презентаций, которые могут обсудить свои доклады. Этот формат нередко используется ассоциациями с большим численным составом академических членов, делающих многочисленные презентации.

Обратите внимание на то, что основной разграничивающей характеристикой факторов является степень людского участия - фактор, который часто определяет успех совещания в будущем. Кроме того, размер и интеллектуальное разнообразие аудитории влияют на формат совещания и диктуют, к примеру, проведение пленарного заседания, а также проведение многих одновременных, многих индивидуальных заседаний или немногих. Определив цель совещания и его формат, можно уже начать его непосредственное планирование.