Книги, главы из книг для написания диплома, курсовой работы, реферата по предмету Менеджмент: Принципы руководства ассоциациями. Справочник профессионала. Генри Эрнсттхал, САЕ - Выбор места / переговоры Выработка рыночного профиля и формата совещания -"Электив"

Выбор места / переговоры Выработка рыночного профиля и формата совещания

Когда у вас в руках уже имеются сведения о целях совещания, необходимо выработать рыночный профиль потенциальных участников. Этот профиль, также как и история прежних совещаний, поможет определить, когда и где следует проводить это совещание ассоциации. Оно может быть направлено на своих действительных членов, на потенциальных членов, на тех, кто подал заявление о приеме в члены, или на различные сегменты своих учредителей. Рыночный профиль аудитории должен содержать в себе эти социальные, политические и географические характеристики, определяющие эту группу.

Непременно нужно, чтобы тот, кто планирует совещание, был чувствителен к характеристикам той аудитории, на которую все это направлено. Почему это так, можно проиллюстрировать несколькими гипотетическими примерами.

Профессиональная ассоциация независимых северных строительных подрядчиков созывает свое годовое совещание зимой в теплом месте на юге. В связи с тем, что участники этого совещания, большинство из которых работает по собственным подрядам, осуществляют свою деятельность в летний период, для проведения совещания необходимо зимнее время. Желательно также проведение его в каком-то месте на юге, так как многие участники используют совещание в качестве частичного зимнего отпуска.

Для проведения своей специализированной конференции Международная профессиональная ассоциация выбирает небольшой городок в верхней части среднего запада Соединенных Штатов. И хотя транспортные средства там могут и не быть идеальными, необыкновенно высокая концентрация живущих по соседству друг с другом членов ассоциации обеспечивает высокий фактор присутствия на заседаниях.

Новая ассоциация из восточных Соединенных Штатов с мощным членством созывает региональное совещание в южной Калифорнии. И хотя большинство из членов этой ассоциации с Востока, рынок, который охватывает эта ассоциация, имеет существенную деятельность в южной Калифорнии. Следовательно, это является возможностью продемонстрировать ассоциацию и обрести новых членов.

Эти примеры показывают, как здравый смысл и профиль участников может помочь определить место и время проведения совещания.

В выборе места проведения совещания может также помочь история предыдущих совещаний этой ассоциации. Записи от прошлых совещаний могут указать на целый ряд полезных вещей, например:

Сколько участников присутствовало

Сколько использовалось спальных комнат

Какие использовались форматы - сколько использовалось комнат для заседаний и какого они были размера

Сколько было размещено комитетов и групп

Какую подавали еду и напитки

Какие предоставлялись гарантии по еде и напиткам и какое их количество подавалось реально

Сколько использовалось номеров «люкс»

Сколько денег в реальности использовано на комнаты, еду и т. д.

Данный список иллюстрирует то, почему в деле профессионального планирования совещаний такую жизненно важную роль играет хорошее ведение записей. Такая история совещаний в сочетании с профилем аудитории и целей совещаний может послужить прочным фундаментом, на котором можно будет строить свои решения о будущем мероприятии.

На этом этапе планирования важно получить вклад от членов ассоциации в виде ответов на конкретные вопросы о предстоящем совещании, например: Как долго продлится это совещание? Сколько будет проведено заседаний? Сколь широкой будет программа приема гостей? Используя формат совещания в качестве направляющей, профессиональный сотрудник штата будет знать, что ему нужно искать в плане места проведения совещания.