Книги, главы из книг для написания диплома, курсовой работы, реферата по предмету Менеджмент: Принципы руководства ассоциациями. Справочник профессионала. Генри Эрнсттхал, САЕ

Место проведения совещания

Большинство совещаний ассоциаций проводится в гостиницах. Гостиницы могут быть очень разными по своему размеру, местоположению и обладать мириадами различных видов услуг. И руководитель ассоциации должен найти такую гостиницу, которая бы наилучшим образом удовлетворяла требованиям его ассоциации с точек зрения материально-технического обеспечения, экономической и социальной.

Определяющим фактором в рассмотрении приемлемости гостиницы являются комнаты для гостей. Сколько номеров может эта гостиница выделить для вашей группы? На какие дни будут эти номера в наличии и по какой цене? Хотя это и не является критическим моментом для некоторых групп, обычно предпочтительно бывает расселять всех участников в одной и той же гостинице. Разделение заседаний между несколькими различными гостиницами может подорвать сплоченность всего совещания. Если расселение будет в нескольких гостиницах, то непременно нужно будет указывать участникам направления к тем или иным местам за пределами гостиницы. Если это возможно, то в каждой из этих гостиниц должен присутствовать штатный сотрудник. Если гостиницы расположены на некотором удалении друг от друга или если ожидается неблагоприятная погода, то необходимо будет организовать челночный автобус. Можно рассмотреть вариант ежедневного переноса мест проведения социальных мероприятий с одной гостиницы в другую, например, в понедельник состоится приём в гостинице А, во вторник банкет в гостинице Б и т. д.

Важным фактором является качество комнат для гостей, поскольку это будет определяющим моментом в плане цен. Некоторые группы с более богатыми участниками предпочитают шикарные апартаменты, в то время как другие группы, с более скромными экономическими ресурсами, могут предпочесть более экономные места. В некоторые группы входят участники разных экономических уровней, и это также будет диктовать выбор мест их расселения.

Моментом следующего рассмотрения является выбор места проведения функциональных мероприятий. Имеется ли в данной гостинице соответствующее число комнат заседаний нужного типа для того, чтобы можно было провести все совещание? Нужно тщательно изучить все рекламируемые возможности помещений для проведения совещаний в данной гостинице. Нередко рекламируемые возможности помещений для проведения совещаний основаны на стандартных архитектурных формулах без учета конкретных ограничений данной гостиницы. Совещание должно удобно вписаться в функциональное пространство гостиницы для того, чтобы не сокращать те или иные мероприятия для проведения следующих в тех же помещениях.

Поскольку руководители ассоциации отвечают за безопасность участников совещания, необходимо также тщательно изучить меры безопасности в данной гостинице. Системы пожарного оповещения, спринклерные системы, общая чистота в гостинице и высокая уверенность штата в безопасности очень важны для потенциальной безопасности участников совещания.

Другие аспекты работы гостиниц, которые следует упомянуть, относятся к частным потребностям участников. К примеру, группе с сильными взаимоотношениями покупателей и продавцов может понадобиться большое число номеров «люкс» для развлечений друг с другом. Если в группе имеется большое число пожилых лиц или инвалидов, то может понадобиться гостиница, специально рассчитанная на лиц с ограничениями движений, в то время как группе с явной семейной ориентацией могут понадобиться места для семейного отдыха. А если на совещании предполагается проведение презентаций с использованием сложной звуковой и осветительной системы, то и к гостинице предъявятся соответствующие требования.

Имеется много опубликованных материалов о возможностях гостиниц, и они могут обеспечить полезную общую информацию. Однако тот, кто занимается планированием тщательно, должен лично исследовать эти возможности до того, как вступать с этой гостиницей в контрактные отношения. Физическая схема расположения гостиницы, ее общее состояние, отношение гостиничного штата, достижимость ее от аэропортов и шоссейных дорог, а также ее окружение лучше всего можно оценить при личном исследовании.

При выборе места проведения совещания учитываются три фундаментальных элемента: время, место и цена. Под временем подразумеваются не только дни недели, когда будет проводиться совещание, но также и время года. В любых гостиницах бывают пиковые периоды повышенного спроса, периоды спада с пониженным спросом и промежуточные периоды с различным спросом. Если можно наметить совещание на период спада или на промежуточный период, то ассоциация сможет выторговать у гостиницы больше благ за более низкую цену. Как правило, гостиницы также подразделяют неделю на три части: воскресенью / среда, среда / пятница и пятница / воскресенье. Если рассчитать совещание так, чтобы оно уложилось в один такой промежуток, то это может упрочить вашу позицию в переговорах.

Под местом, или местоположением, понимается не только географическое место - город, штат, провинция или страна, а также и тип гостиницы. гостиницы подразделяются на городские, пригородные, аэропортовые и курортные. У каждого из этих типов имеются свои сильные и слабые стороны. К примеру, городская гостиница может быть больше и предложить вам больше услуг, но она может быть также и более дорогой. Пригородная гостиница может быть дешевле, но обладать меньшим набором удобств. Аэропортовые гостиницы обычно повышают количество удобств за счет размера и услуг. Курортные же гостиницы, с другой стороны, более труднодостижимы, но обычно предлагают расширенные возможности для отдыха.

Решение о том, когда и где встретиться, играет основную роль в определении стоимости этого совещания. Если ассоциация настаивает н а встрече в городской гостинице во время её пикового периода, то стоимость гостиницы будет, по всей вероятности, выше. Если же. с другой стороны, группа сможет встретиться в пригородной гостинице во время периода спада, то цены, как правило, окажутся более низкими. Одни группы рассматривают время и цену как критические моменты, в то время как другие больше внимания обращают на место и цену. Так что тот, кто планирует совещание ассоциации, должен осознавать, что выбор любых двух из этих стержневых элементов оказывает сильное воздействие на третий фактор.

Процесс переговоров, в принципе, прост. Однако же, не следует полагать, что он легок. Тот, кто планирует совещание, отвечает за предоставление самых лучших из возможных условий в самое желательное время и по самой низкой возможной цене. Для того, чтобы выполнить эту сложную, но четко очерченную задачу, он должен иметь:

Четкое понимание цели совещания

Четкое представление о том, какова целевая аудитория совещания

Полное знание требований совещания

Полное современное понимание возможностей потенциальных мест проведения совещания

Понимание экономического аспекта выбора места.

Если тот, кто занимается планированием совещания, привнесет эти пять элементов в переговоры и поддержит свой терпеливый и деловой подход к делу, то это во многом повысит вероятность успешного проведения совещания.