Книги, главы из книг для написания диплома, курсовой работы, реферата по предмету Менеджмент: Принципы руководства ассоциациями. Справочник профессионала. Генри Эрнсттхал, САЕ

Юридические соображения

Для защиты интересов своей ассоциации очень важно, чтобы все существенные взаимоотношения между ассоциацией и организациями, предоставляющими товары и услуги для ее совещания, были бы юридически оформлены. В прошлом многие совещания ассоциаций основывались на устной договоренности или ни к чему не обязывающих протоколах о намерениях. К сожалению, такая практика приводила к судебным разбирательствам и бесчисленным случаям недопониманий и встречных обвинений.

Ассоциации, проводящие совещания, должны обращаться к услугам компетентного юрисконсульта. И хотя не каждая сделка между ассоциацией и поставщиками услуг для совещания может потребовать юридического внимания, очень важно, чтобы юрисконсульт тщательно просмотрел все процедуры, которым надо следовать при составлении контрактов по услугам для совещаний.

Ассоциации должны следовать стандартной деловой практике общения с гостиницами и другими поставщиками услуг для совещаний. И хотя многие связи могут быть устными, все то важное, что требует понимания, должно быть изложено в письменном виде. Письменные связи обеспечивают четкое изложение целей, которое не подлежит истолкованию, как при устной связи. Письменные связи также могут помочь связать проблемы, создаваемые переменчивой натурой многих сотрудников гостиничной индустрии.

Проводит ли ассоциация одно совещание в год или десятки совещаний каждый месяц, она непременно должна иметь контракты со своими основными поставщиками (то есть гостиницами, аудиовизуальными компаниями и т. д.). Эти контракты не должны быть длинными или сложными, но должны четко и кратко формулировать условия этих взаимоотношений.

В контракте должно быть пять основных элементов:

Взаимное согласие - предложение сделано и принято

Компетентность сторон - лица, вступающие в соглашение, должны иметь юридическое право действовать от имени своих организаций. В отдельных случаях такое право могут иметь только распорядительный директор и высшее выборное руководящее лицо.

Соображения -цена, которую надлежит заплатить

Взаимность - со обеих сторон должны быть обоюдные обязательства (то есть гостиница предоставляет номера, а ассоциация (или ее члены) согласны снимать и использовать их и платить за это)

Законная осуществимость - для юридических целей должен быть составлен контракт, и он должен быть, как правило, в письменном виде.

Поскольку все конкретные соображения, которые ассоциация должна принимать во внимание при заключении контракта с гостиницей, слишком многочисленны для того, чтобы все их здесь приводить, ниже мы указываем вам основные, которые должны быть охвачены в любом контракте:

Спальные номера - сколько и на какие даты ?

Расценки - сколько будут эти номера стоить?

Льготные условия - формула, по которой могут быть предоставлены бесплатные номера (то есть при условии съема 50 номеро-ночей 1 номеро-ночь предоставляется бесплатно)?

Процедура бронирования - будет ли ассоциация использовать гостиничные карточки бронирования, обычные гостиничные виды обслуживания или собственный процесс бронирования ассоциации? Каков предельный срок? Что будем делать с неиспользованными номерами?

Еда и напитки - Переменчивая природа цен на продукты питания означает, как правило, что гостиничный контракт следует заключать заранее, как можно за более долгий срок от того момента, когда цены на еду и напитки будут окончательно утверждены. В данном случае важным является следующий вопрос: За какое время заранее утверждаются цены - за шесть месяцев? за три месяца?

Помещения для проведения заседаний - сколько таких помещений имеется в данной гостинице? В какое время они могут быть использованы? Каковы расценки за стандартные помещения и оборудование?

Финансовые вопросы - каким образом подписываются счета? когда подводится баланс? существует ли скидка за быстрое проведение платежей? Лица, которые имеют право утверждать расценки, должны быть четко указаны. Это право должно предоставляться как можно меньшему числу штатных сотрудников.

Расторжение - когда и как контракт может быть расторгнут? Раздел о расторжении должен быть включен в контракт для защиты как ассоциации, так и гостиницы. Если такого раздела нет, то в случае расторжения суд может признать ассоциацию ответственной за всю стоимость совещания.

Снятие ответственности - раздел в контракте, снимающий ответственность с ассоциации за действия ее сотрудников, членов и т. д.

Рассмотрение спора - где будет рассматриваться вопрос в случае юридического спора? Как правило, ассоциации предпочитают, чтобы такие случаи рассматривались в их штаб-квартирах.

Несомненно, что при проведении совещаний на чужой территории, с проведением социальных мероприятий, или же в таких экзотических местах, как на борту совершающего круиз теплохода, вам потребуется и дальнейшая юридическая помощь.