Книги, главы из книг для написания диплома, курсовой работы, реферата по предмету Менеджмент: Принципы руководства ассоциациями. Справочник профессионала. Генри Эрнсттхал, САЕ

Финансы

Вопрос финансового планирования совещаний ассоциации может быть подразделен на две принципиальные сферы - организационную и операционную. Организационные финансы относятся к фундаментальным вопросам философии бюджета и методологии бухгалтерского учета. Операционные финансы охватывают разработку и использование контрольного бюджета, процедур и расчетов.

Метод бухгалтерского учета, используемых ассоциациями, будь то в наличных деньгах или в виде приращения счета, обычно определяется советом директоров или высшим руководителем ассоциации. Ими же определяется проведение совещания как прибыльного или неприбыльного мероприятия. Надо сказать, что в настоящее время все большая нагрузка, ложащаяся на взносы членов как основной источник финансирования ассоциации, заставляет все больше и больше ассоциаций преобразовывать свои совещания в мероприятия, приносящие прибыль.

После того, как уже решены вопросы о целях, формате и месте проведения совещания, необходимо разработать для него рабочий бюджет. Затем этот бюджет станет основным средством осуществления планирования и проведения совещания. Так как бюджет совещания может быть простым или сложным в зависимости от природы самого мероприятия, он должен включать в себя следующие основные компоненты:

Доходы - средства, которые должны быть получены от проведения совещания. Традиционно основным источником дохода от совещания были деньги, взыскиваемые с участников. Обычно эти платы были различными у членов и не членов, при выплате до регистрации и на месте. В зависимости от конкретных условий у данной ассоциации эти градации могут быть и другими. В числе других источников дохода от проведения совещания можно назвать продажу билетов на специальные мероприятия, материалов совещания и видео- и аудиокассет. На совещаниях могут быть изысканы и другие доходные возможности для ассоциации, например продажа публикаций и расширенная реклама в обычных или специальных изданиях, но эти виды доходов не следует рассматривать как самостоятельный доход совещания.

Расходы - Прямые расходы включают в себя прямые выплаты за товары и услуги, предоставляемые внешними поставщиками (то есть гостиницы, аудиовизуальные компании, автобусы, принтеры, профессиональные выступающие, развлекательная программа, фотографы, флористы, подрядчики выставочной службы и т. д.). К непрямым расходам относятся распределение зарплаты, пособий и офисных расходов в отношении данного совещания. Те ассоциации, которым не удается правильно определить внутренние административные издержки на проведение совещания, имеют неточную картину реальной стоимости этого совещания.

Чистый доход - это прибавочные средства ассоциации при условии того, что совещание проведено как прибыльное мероприятие.

И хотя бюджет совещания должен быть контрольным средством, он также должен сохранять достаточную гибкость для того, чтобы реагировать на неожиданные обстоятельства. И хотя вклад членов в формирование потребностей бюджета желателен, все же за исполнением бюджета должен следить ответственный работник из штата. Неясная или расплывчатая учитываемость при работе с бюджетом совещания создает риск финансовой безответственности и злоупотреблений. Прежде всего, распоряжение средствами на месте должно быть деловым и иметь определенный порядок при точной записи полученных фондов. Важным моментом является пристальный контроль за соответствующими сотрудниками, берущими деньги на месте. немаловажным моментом является использование охраны во избежание потерь или хищений средств. Следует поощрять такие процедуры, как предварительная регистрация и использование кредитных карточек для того, чтобы уменьшить объем наличности, получаемой на месте проведения совещания. Во всех контрактах также надо предусматривать процедуры взаиморасчетов с гостиницами и другими поставщиками. Расчеты должны осуществляться быстро и по-деловому. Независимо от момента, когда счета непосредственно оплачиваются, те, кто занимается планированием, должны всегда посматривать окончательный счет вместе с ответственными финансовыми сотрудниками перед отъездом с места проведения совещания.