Книги, главы из книг для написания диплома, курсовой работы, реферата по предмету Менеджмент: Принципы руководства ассоциациями. Справочник профессионала. Генри Эрнсттхал, САЕ

Резервирование

Это процесс бронирования номеров в гостинице для участников совещания. Он может выполняться: 1) самой гостиницей, 2) самой ассоциацией, 3) местным бюро конвенций. Когда резервирование контролируется гостиницей, то, как правило, она предлагаем вам заранее отпечатанные карточки бронирования, которые будущие участники возвращают прямо в гостиницу. В связи с тем, что этот процесс снимает с ассоциации большие проблемы, ассоциации с ограниченными ресурсами штата или небольшие совещания могут предпочесть этот вариант.

Как вариант, ассоциация может назначить сотрудников из своего собственного штата для проведения предварительной регистрации. Обычно при этом также бывает необходимым заранее производить оплату регистрационных взносов. И хотя в этом случае требуется использование дополнительных сотрудников штата, денежные средства ассоциации попадают в оборот еще до совещания и дают ассоциации больший контроль за распределением гостиничных номеров. Этот метод может использоваться для больших или малых совещаний, для одной гостиницы или для нескольких.

Многие бюро конвенций также предлагают услуги бюро резервирования. Участники направляют свои формы напрямую в бюро конвенций, а бюро в свою очередь занимается бронированием номеров в гостинице. Этот метод полезен для групп с ограниченным штатом и в случае проведения совещаний с задействованием нескольких гостиниц. Нередко бюро конвенций взимают плату за эти услуги.

Тот, кто занимается планированием совещаний, должен убедиться в том, что всем особо важным персонам (VIP) и штатным сотрудникам будут предоставлены номера еще до того, как начнется этот процесс для всех остальных. Это поможет вам избежать неловких ситуаций переселения людей, чтобы расселить особо важных персон и штатных сотрудников.

Следует уделять особое внимание построению формы. В ней должны быть включены не только различные имеющиеся в наличии типы жилищных условий и расценок, но также они должны предполагать получение от участника дополнительной информации, например, о прибытии с невестой или о требуемых специальных приспособлениях. И чем более новую информацию можно собрать по прибывающей аудитории, тем более подготовленным окажется тот, кто занимается планированием этого мероприятия.

Вне зависимости от того, какая схема бронирования используется, ассоциация должна обеспечить получение будущими участниками подтверждения о бронировании из гостиницы, бюро конвенций или самой ассоциации. И наконец, всегда держите «на всякий случай» несколько нераспределенных номеров. Они всегда могут быть использованы для неожиданных случаев.