Книги, главы из книг для написания диплома, курсовой работы, реферата по предмету Менеджмент: Принципы руководства ассоциациями. Справочник профессионала. Генри Эрнсттхал, САЕ

Планирование

Планирование представляет собой управленческую задачу, решив которую ассоциация выживает и достигает поставленных перед нею целей. Как далеко в будущее может заходить эффективное планирование? Как отличить задачи от целей? Вокруг этих вопросов не утихают споры. Тем не менее, существует общепринятое мнение, что у ассоциация должна ставить перед собой соразмерные и реалистические цели на ближайшие три — пять лет. От ураганов эффективное планирование не спасает. Тем не менее, оно дает возможность подготовиться к одним бурям, а также организовать резервы и принять необходимые меры на случай других. Хорошее планирование в ассоциациях — это осмысленный, непрерывный процесс, на базе которого добровольные и штатные сотрудники ассоциации принимают свои каждодневные решения. Для этого план должен стать «собственностью» штатных сотрудников и добровольцев и в ясном виде доведен до всех, на кого он распространяется. Таким образом, процесс планирования должен быть обеспечен широкой сетью сбора информации и эффективной обратной связью. В то же время, планирование в целом должно проходить под наблюдением людей, свободных от узкоместнического подхода к вопросам будущего данной ассоциации и способных беспристрастно оценивать проекты планов, не отдавая предпочтения своим любимцам. Необходимо ясно осознавать направление развития ассоциации, а также миссию, которая на нее возложена. Планирование без этого невозможно. Хорошая формулировка миссии воплощает стратегическую ориентацию организации. Такая формулировка должна быть достаточно сжатой и ясной, чтобы по ней можно было оценить, насколько возможные программы или действия способны ее поддерживать. Формулировка появилась — значит можно ставить задачи, определять цели и составлять определенный план действий для их достижения.

Другой важнейший аспект планирования — выявление основных исходных условий. Исходные условия — это предположения, на которых основано планирование программ и услуг. По возможности, исходные условия строятся на твердой фактической базе с учетом того, что в определенные периоды времени некоторые виды информации бывают надежнее, чем другие.

Для выработки приемлемых исходных условий необходима информация как о контролируемых факторах, таких как программы, штат и уровень заработной платы, так и о неконтролируемых факторах, таких как будущее состояние экономики и политический климат. Рассматриваемые факторы можно подразделить также на неосязаемые, такие как образ данной ассоциации в глазах разнообразной публики, на которую предполагается оказывать влияние, и осязаемые, такие как текущая доля рынка, приходящаяся на ассоциацию или на ее членов. Сбор данных для планирования продолжается непрерывно, поскольку нужной информации в нужное время всегда не хватает. Планировщик должен точно уяснить, какая информация необходима его ассоциации и найти наиболее эффективные и действенные способы для сбора и обработки такой информации.

Варианты будущего развития выявлены и проанализированы. Наступает черед выбора альтернатив, среди которых нет ни одной идеальной. При наличии ясного, очевидно наилучшего и легко доступного плана действий планирование становится ненужным, или, в крайнем случае сводится к весьма несложной задаче. Планирование всегда связано с компромиссами при выборе приоритетов, сроков и ресурсов.

Установлено стратегическое направление развития ассоциации, выявлены приоритетные программы и службы для его поддержки. Время подумать о бюджете. Финансовые решения, связанные как с настоящим, так и с будущим, имеют первостепенное значение для любой ассоциации. Грубейшая ошибка планирования — расчет будущих доходов и издержек по имеющимся на сегодняшний день и прошлым финансовым показателям, особенно в условиях меняющейся действительности и обновления приоритетов. Деньги — это «бензин», который доставит нас туда, куда мы пожелаем. Но прежде следует выяснить, куда мы хотим попасть в ближайшем будущем и в течение последующих трех — пяти лет, даже если по дороге придется менять маршрут, средство передвижения или ехать в объезд. Бюджетное планирование обеспечивает выделение ресурсов ассоциации для достижения стоящих перед нею целей и задач. Выраженные количественно цели и предельные сроки представляют собой важнейшие аспекты планирования и разработки бюджета. На их основе вырабатываются эталоны для контроля деятельности как отдельных лиц, так и организации в целом. Результирующая оценка — это фундамент для дальнейшего планирования.

Невозможно отрицать важность руководящих указаний, продиктованных планом. Но значительно более важно сделать планирование неотъемлемой частью непрерывного процесса установки приоритетов, мониторинга, оценки и адаптации. Эффективное планирование врастает в культуру и философию ассоциации.

Планирование может затруднятся быстрой сменой добровольных руководителей, характерной для многих ассоциаций. В этих условиях планирование приобретает особую важность для ассоциаций, призванных стоять на страже интересов своих членов вместо того, чтобы с каждой сменой руководства шарахаться от одного приоритета к другому, ничего не доводя до конца.