Книги, главы из книг для написания диплома, курсовой работы, реферата по предмету Менеджмент: Принципы руководства ассоциациями. Справочник профессионала. Генри Эрнсттхал, САЕ

Еда и напитки

Еда и напитки нередко являются самой наглядной и дорогостоящей частью совещания ассоциации. И хотя их прием может занимать лишь небольшую часть общего времени совещания, субъективное впечатление, которое они производят на участников, может скрасить их отношение к успеху всего совещания.

Подобно цели всего совещания, цель функции питания должна быть осознана еще в начале процесса планирования. Возможность провести общественное мероприятие, развлечь, да и просто накормить группу, провести какой-то бизнес или достичь комбинации этих целей может помочь в установлении параметров меню, убранства, культурной программы, обслуживания, времени и стоимости функции питания. К примеру, организационную встречу выступающих можно успешно сочетать с завтраком рано утром. Но провести ее лучше все же неподалеку от зала заседаний. Сервис должен быт расторопным, но ненавязчивым, меню должно быть простым, но хорошо представленным. Эта еда не должна отвлекать от основного бизнеса или от подготовки к презентациям этого дня, но она должна дать выступающим хороший «питательный» старт дня и повысить чувство собственной значимости от сознания того, что их обслуживают, как очень важных персон (VIP).

В качестве другой иллюстрации скажем, что приемы являются хорошими возможностями для социализации группы и неформального делового общения, но вовсе неподходящим временем для вручения наград или проведения мероприятий, требующих внимания группы. Что же касается официальных банкетов, в частности, для больших групп, то они больше подходят для актов признания и для культурной программы.

В качестве третьего примера скажем, что перерывы с закусками не настолько важны, как существенные приемы пищи, с точки зрения их питательности, но нет сомнения в том, что они играют жизненно важную роль в социализации группы.

При определении приемлемости той или иной еды и напитков важную роль играет культура группы. Культурные, религиозные или этнические соображения в тех или иных группах могут диктовать выбор определенной еды и напитков. В то же время, большинство групп обращают все больше внимания на хорошее питание. Больше внимания следует уделять качеству, а не количеству еды и отдавать больше предпочтения нежирной пище с меньшим количеством жареных блюд и с большим количеством овощей. Здесь экономические соображения и соображения здоровья совпадают: меньшие порции меньше стоят.

Цены на продукты всегда являются сложным моментом в выборе еды и напитков, так как большинство цен на них могут еще не быть окончательно утвержденными до наступления трех- или шестимесячного срока до начала совещания, и обычно это бывает много позже того, как контракт уже подписан. Постоянно изменяющаяся природа оптовых закупок продуктов питания является причиной нежелания гостиниц заранее фиксированно договариваться о ценах.

Существенные, «сидячие» приемы пищи требуют от ассоциации гарантии - обещания заплатить за фиксированное число порций даже если в действительности на стол было подано меньшее их число. Как правило, гостиницы готовятся лишь к небольшому проценту от гарантированной цифры. Элементами оценки для точного составления гарантий являются: реальная регистрация или количество проданных билетов, занятие гостиничных номеров и внешние факторы. Если в определении гарантии вышла промашка, и она составлена слишком высоко, то деньги ассоциации просто транжирятся из-за того, что приходится платить за те порции, которые не были съедены. С другой стороны, при установлении гарантии слишком низко может оказаться, что гостиница должна будет ставить дополнительные столы и что может не хватить блюд.

Весьма тонким вопросом на совещаниях ассоциаций является вопрос об алкогольных напитках. Даже в группах, где социальное потребление алкоголя приемлемо, имеется все возрастающее чувство общественной ответственности и юридическая уязвимость по поводу того, что приносит потребление алкогольных напитков. В связи с этим тот, кто занимается планированием совещания, может применить целый ряд тактических ходов для незаметного контроля за потреблением спиртных напитков. Например, он может оговорить с администрацией гостиницы размер порций напитков, число открытых баров, где можно достать спиртное, он также может ограничить продолжительность мероприятий с приемом спиртного и должен обязательно обеспечить наличие закуски. Кроме того, он должен пристально следить за поведением барменов и участников.

Расценки на «сидячие» приемы пищи основываются на числе тарелок. При этом «тарелка» означает несколько перемен заранее определенных блюд. Расценки для «буфетных» приемов обычно основываются на числе персон, и они обычно больше подходят: а) к ситуациям, когда участники прибывают в различное время; б) к гостиницам с низким уровнем обслуживания; и в) к неформальным встречам. Все эти ситуации чаще всего встречаются в отдаленных или курортных местах. Что касается приемов, то на них расценки могут быть на основании числа персон, определяемого после заказа закусок, но более экономичным способом является оплата конкретного количества конкретных блюд.

Платить за алкогольные напитки можно несколькими путями: 1) за порции, 2) за персону за определенный отрезок времени и 3) за емкость, будь то бочонок или бутылка. В принципе, метод оплаты за емкости очень экономичен, так как число порций можно контролировать количеством вылитого в посуду спиртного и размером посуды, в которую осуществляется разлив.

Следует отметить, что хотя может быть сложно разработать весь ход встречи, функции еды и напитков можно легко адаптировать к развлекательным мероприятиям будь они основными или фоновыми для проведения других. Особое внимание следует уделять помещениям, где будут принимать пищу и напитки. Но несоответствием помещений этим целям можно пренебречь, если интенсивность обмена мнениями на таком мероприятии достаточно высока. С другой же стороны, в еде и питье может быть много привлекательного, но если участникам придется неуютно себя чувствовать в слишком больших или слишком маленьких помещениях, то все положительное от такого мероприятия может пойти на смарку.