Книги, главы из книг для написания диплома, курсовой работы, реферата по предмету Менеджмент: Принципы руководства ассоциациями. Справочник профессионала. Генри Эрнсттхал, САЕ

Гостевые программы

Гостевые программы рассматривались прежде как программы для дам, а затем как программы для жен. В настоящее время лица, сопровождающие участников совещаний ассоциаций, могут и не быть женщинами или женами. В свете повышения культурных и социальных запросов очень важным является организация и проведение эффективной гостевой программы.

Те лица, которые принимают участие в совещаниях ассоциаций, как правило, имеют хорошо очерченный набор причин для такого участия. И гости, которые их сопровождают, также могут иметь много различных причин для посещения совещания. Что касается участников, то у них, как правило, имеется общность интересов опыта; что же касается гостей, то они могут прибыть из самых разнообразных областей и сфер, и среди них могут быть как лица, которые много и широко попутешествовали, так и провинциалы, впервые выехавшие из своего дома. Такое разнообразие делает планирование гостевой программы сложным делом. И все же, тем не менее, эффективная гостевая программа является жизненно важной для успеха всего совещания. Ведь даже если участнику и понравится проведение совещания, то в случае неудовлетворенности сопровождающих его лиц весь успех от этого совещания может быть омрачен.

И хотя некоторые руководители ассоциаций и чувствуют, что планирование гостевой программы относится и к ним, нередко бывает лучше связаться с профессиональной туристической фирмой, которая в курсе местных достопримечательностей и потенциальных услуг, имеет в своем штате опытных сотрудников и несет определенную ответственность за свою деятельность. Нередко эти фирмы проводят регулярные туры или другие мероприятия, в которые гостей совещания можно включить без каких-то дополнительных усилий.

Краеугольными камнями гостевой программы являются знание состава гостевой группы и надежда на опыт туристической фирмы. Те, кто занимается планированием, должны уделять внимание следующим вопросам: Во-первых, принципиально важным является вопрос о тщательном планировании бюджета и контроля за ним. Ведь гостевые программы могут быстро выйти из-под контроля в финансовом отношении. Добровольным комитетам по проведению гостевых программ или председателю может быть известен состав гостевой группы, но при этом им не всегда достает профессионализма и объективности для эффективного контроля за финансами для такой программы. Надо обращать внимание на то, чтобы не переусердствовать с составлением слишком обширной программы. Гостям нужно давать определенное количество свободного времени для расслабления и самостоятельного изучения местных окрестностей. Следует избегать мероприятий, требующих длительных переездов. И наконец, нужно выделить помещение для гостей даже и в том случае, если формальной гостевой программы и нет. Это должно быть удобное помещение, в котором гости могут общаться и проводить время с другими гостями.

Совсем другую область рассмотрения представляют собой дети. В этом отношении обязательным является тщательное планирование и интенсивное наблюдение. Кроме того, что детей нужно развлекать, обучать или занимать, имеется много весьма серьезных соображений в плане здравоохранения, юриспруденции и безопасности, которые необходимо использовать при рассмотрении программы для детей. У многих организаций, представленных членами Ассоциации руководства религиозных конференций, имеется особый опыт составления и проведения программ для детей, и с ними можно связаться для получения консультаций.