Книги, главы из книг для написания диплома, курсовой работы, реферата по предмету Менеджмент: Принципы руководства ассоциациями. Справочник профессионала. Генри Эрнсттхал, САЕ

Связь

Тонкая линия, разделяющая предварительные оповещения и непосредственную связь, проходит через момент непосредственной регистрации участников совещания. После регистрации тот, кто занимается планированием совещания, несет ответственность за то, чтобы участник попал в нужное время в нужное место. В этой связи хотелось бы отметить несколько моментов.

Прежде всего, особое внимание следует обратить на связь с выступающими. Эти люди, как правило, бывают очень занятыми, поэтому очень важно регулярно поддерживать с ними письменную корреспонденцию и подкреплять ее телефонными звонками.

Во-вторых, до совещания необходимо выслать всем участникам письма по первому классу, к которых конкретно будет дана информация по часам проведения совещания, по недавно сделанным изменениям, по тому, как добраться до гостиницы, по наземному транспорту (такси, лимузины) и по необходимым местным сведениям. Если до сведения участников нужно довести сделанные в последний момент изменения, не надо полагаться на сообщения в бюллетене на доске объявлений. Используйте регистрационный персонал, а также устные объявления на заседаниях и письменные в залах заседаний.

В третьих, связь с гостиницами и поставщиками должна быть частой, а когда речь идет о подробных сообщениях по ходу совещания, то осуществляться в письменном виде. И хотя контакт с гостиницей и другими поставщиками совещания постоянно поддерживался, по меньшей мере, за месяц до совещания всем поставщикам надо отправлять окончательный и полный набор данных. В этой корреспонденции должны быть подробные данные по времени, оргмоментам, ценам и процедурам. Данные должны охватывать весь ход совещания. Когда этот документ отправлен, нужно получить подтверждение о том, что все его получили и что все вопросы сняты.