Книги, главы из книг для написания диплома, курсовой работы, реферата по предмету Менеджмент: Принципы руководства ассоциациями. Справочник профессионала. Генри Эрнсттхал, САЕ - Деятельность непосредственно на совещании -"Электив"

Деятельность непосредственно на совещании

Непосредственная деятельность на совещании представляет собой вершину айсберга. Подготовка совещания и оповещение о нем может занять несколько месяцев работы, а наиболее видимой частью всего большого процесса являются те несколько дней, когда проводится само совещание. Хорошая работа во время совещания не компенсирует его плохой подготовки, а плохая деятельность в ходе его проведения может подорвать добросовестную и качественную многомесячную работу по его подготовке.

Тот, кто занимается планированием совещания, должен прибыть к месту его проведения заранее, от одного до трех дней до его начала. Все необходимые для его проведения материалы должны быть отправлены заранее. Обязательным является проведение собрания с персоналом гостиницы. Там должны быть представлены все основные службы гостиницы. Собрание не должно быть слишком продолжительным, но должно дать возможность работникам гостиницы ознакомиться с лицом, занимающимся планированием совещания, и получить разъяснения по всем конкретным проблемам или вопросам. А отдельная встреча с основными сотрудниками по обслуживанию конвенций, сотрудниками службы общественного питания, штатом резервирования номеров и работниками аудиовизуальной фирмы должна быть использована для подробного обзора всех частностей.

И хотя тот, кто занимается планированием совещания, может быть и знаком с данной гостиницей, он должен все равно полностью осмотреть ее для проверки ее состояния и выявить любые проблемные участки, где необходимы какие-то исправления.

Кроме того, он должен тщательно рассмотреть все аварийные процедуры с основным контактным лицом гостиницы. Он должен знать, с кем связываться в случае пожара, в случаях, требующих медицинского вмешательства, и в иных экстренных случаях.

Другими словами, хочется еще раз подчеркнуть, что он должен быть хорошо организован и подготовлен к моменту прибытия первых участников. И хотя во время прохождения совещания на виду будут лидеры из членов ассоциации, для сотрудников гостиницы и поставщиков услуг именно он должен являться главным ответственным лицом. Он должен утвердить свое присутствие. Аккуратная, профессиональная внешность в сочетании со спокойными, решительными, деловыми манерами смогут надолго завоевать уважение членов, участников и поставщиков.