Планирование международных совещаний
В число международных совещаний могут входить большие ежегодные конвенции ассоциации, семинары, исследовательские встречи и даже заседания после конвенций или совещания в виде вновь созванных конвенций. В то время, как имеется много схожих черт у совещания в своей стране и совещания за границей, имеется и много различий. Имеется, по меньшей мере, два обязательных условия при планировании совещания в другой стране: (1) необходимо выделить на планирование больше времени, чем понадобилось бы для планирования совещания в своей стране; и (2) необходимо проконсультироваться с членами, правительственными агентствами, частными лицами, предоставляющими услуги, и так далее, по поводу принятых в стране проведения протокола, устоев, обычаев, а также практики бизнеса. То, что полностью подходит и даже ожидается у вас на родине, может вызвать смущение в других странах. Приведем несколько примеров: (1) В большинстве Азиатских стран деловые люди тратят много времени на то, чтобы ближе узнать друг друга, перед тем, как заняться бизнесом. В отличие от США, они не переходят практически сразу на короткие отношения, когда люди называют друг друга на «ты» и по имени. (2) В большинстве Арабских стран шорты являются неприемлемым видом одежды на людях. (3) В определенных странах подарок потенциальному заказчику не считается взяткой, и его получение даже ожидается.
Других соображений, относящихся к организации совещания за границей, достаточно для того, чтобы написать книгу, но среди основных можно назвать: язык/перевод, налоговое законодательство, валюта/процедура оплаты, правительственное содействие, таможенные требования и ограничения, электричество, расписание, протокол/обычаи/очень важные персоны, медицинские соображения, источники помощи, оплата услуг/благодарность/чаевые, визы и ограничения передвижений, погодные и сезонные виды одежды, страховка и так далее.
Следует предпринимать усилия также и к тому, чтобы привлекать международных посетителей к мероприятиям, проводимым в стране размещения штаб-квартиры ассоциации. А Департамент Торговли США будет помогать ассоциациям из США в этих усилиях, если организация может подтвердить, что в ее деятельности есть международный интерес. Источники фамилий и адресов потенциальных международных участников те же самые, что и для членов, о чем говорилось ранее.
Те, кто занимается планированием международных совещаний, могут пользоваться целым рядом опубликованных источников (см. Библиографию). Публикация ASAE под названием Planning International Meeting (Планирование международного совещания) незаменима как для начинающего, так и для опытного специалиста, занимающегося планированием совещаний. Проблемам проведения совещаний в других странах могут быть посвящены статьи или специальные публикации в различных журналах, связанных с организацией совещаний. Указанные специалисты могут рассмотреть подписку на такие издания, как Association Management, Meeting News, Meetings and Conventions, Successful Meetings и им подобные. Среди других полезных изданий можно назвать Guidelines for Cooperation between the International Association, the National Organizing Committees и Professional Conference Organizaer, публикуемые Международной ассоциацией профессиональных организаторов конгрессов, International Meeting Trends, издаваемые ASAE, а также материалы, издаваемые другими организациями и посвященные исключительно совещаниям и конвенциям, например Meeting Planners International, National Association of Exposition Managers, Trade Show Bureau, Professional Convention Management Association, International Congress and Convention Association и другие.
