Книги, главы из книг для написания диплома, курсовой работы, реферата по предмету Менеджмент: Принципы руководства ассоциациями. Справочник профессионала. Генри Эрнсттхал, САЕ - Насущная потребность в повышении эффективности программы -"Электив"

Насущная потребность в повышении эффективности программы

В связи с тем прогрессом, который наблюдался у ассоциаций в последнее десятилетие, и прогнозированием их обязательств в будущем можно ожидать потребность членов в большей экономической эффективности проведения программ. Такое же давление ощущается членами ассоциаций и на своих предприятиях. В качестве стержневой линии мы видим, что руководители ассоциаций отмечают испытываемое ими все большее давление «делать больше с меньшими затратами». И в то же время члены с неохотой высказывают свое отношение к тому, чтобы платить все более и более высокие взносы для поддержания издержек деятельности организации.

Прежде всего, как определить эффективность программы ассоциации? Ведь это не одно и то же с корпорацией, где достаточно рассмотреть стержневую линию, выраженную в долларах. По одной из мерок, быть эффективным означает «делать правильные вещи». Для ассоциации «правильные вещи» могут соотноситься с инициативами программирования: к примеру, правильно выявлять потребности членов и разрабатывать наиболее соответствующие программные средства передачи информации для удовлетворения этих потребностей; или же они могут быть связаны с позицией ассоциации по политическим вопросам, оказывая воздействие на население, находящееся вне сферы непосредственного интереса ассоциации. И как бы эффективность ни определялась, она все более пристально оценивается отдельными членами и советами руководителей ассоциаций, а в будущем будет рассматриваться еще более внимательно.

Для того, чтобы быть эффективной, программа ассоциации должна включать в себя несколько стержневых направлений. Во-первых, для того, чтобы «делать правильные вещи», требуется поддержка и преданность лидеров коллектива, а также штата. В этой связи представляется очевидной потребность постоянно образовывать выборных лидеров и расширять их перспективы. Ведь как можно ожидать, что выборный лидер будет принимать «правильные» решения и руководить ассоциацией, если у него не будет поддержки его штата в обеспечении образовательной информации, дающей наглядную перспективу?

Далее, эффективность требует четкого установления приоритетов. У ассоциаций никогда не будет достаточного объема ресурсов, чтобы одновременно удовлетворить все потребности. И решить, какие потребности должны быть удовлетворены в первую очередь, вероятно, является самым сложным вопросом в процессе принятия решений. К тому же, этот вопрос является и наиболее критичным. Если у ассоциации не будет стремления к установлению приоритетов, то можно просто распылить средства и свести «на нет» эффективность во всех областях.

Кроме того, поддержание эффективности означает постоянную оценку всей деятельности ассоциации на основании стоимости и издержек. Годами ассоциации осуществляли одну и ту же деятельность просто «по традиции». Многие проводимые программы редко подвергаются рыночной оценке. Но в будущем ассоциации не будут, как правило, финансировать свою деятельность напрямую из членских взносов, а вместо этого будут создавать специальные фонды услуг и изделий, доступ к которым будут иметь члены через свои членские взносы. (Ниже в этой главе мы еще коснемся маркетинга деятельности ассоциаций, связанной с рынком).

Другим немаловажным пунктом является то, что для эффективного осуществления программы ассоциации требуется привлечение в принятие решения отдельных лиц, включая выборных лидеров и штатных руководителей, которые для этого должны пожертвовать своим личным распорядком. Для этого ассоциации должны разработать соответствующие кодированные процессы, которые обеспечат принятие объективных решений при оценке программ, услуг и деятельности. Если позволить, чтобы личное мнение отдельного лица или небольшой группы лиц отрицательно повлияло на хорошую программу, то это будет не только антипродуктивно, но сможет быстро отдалить широкие массы от ассоциации и серьезно повлиять на ее долгосрочный рост и устойчивость.

При любом обсуждении эффективности ассоциации следует рассматривать более предпринимательский подход к руководству ассоциацией. Для выживания и процветания ассоциации должны быть активнее в выявлении и использовании возможностей. Этот подход в течение долгого времени являлся мотивировкой для организаций частного сектора, но он не всегда был частью «корпоративной культуры» ассоциаций. В прошлом для ассоциации было проще поддерживать (и время от времени продвигать) существующие программы, чем активно проводить поиск новых возможностей, сопряженных с риском. В будущем у успешной ассоциации не будет роскоши почивать на лаврах своих прежних достижений. Соревновательность и требовательность со стороны членов потребуют более активной позиции и деятельности, допускающей просчитанный и разумный риск.

В этой связи ассоциации должны стать активнее в расширении возможностей получения доходов и не только ради доходов как таковых, а для удовлетворения все возрастающих и изменяющихся потребностей своих членов. В будущем ассоциации не смогут полагаться на доход от членских взносов как основной. Им потребуется разнообразить свою доходную базу для обеспечения долгосрочного роста и благосостояния ассоциации, а также для создания необходимого капитала для расширения программ.

Каждый руководитель ассоциации также должен серьезно рассмотреть вопрос о принятии рискованных решений. Это та сфера, в которой они в ближайшем будущем должны будут совершенствоваться. В недавнем прошлом руководители ассоциаций могли относительно просто избегать риска путем простого следования установленным образцам проведения программ и деятельности. Теперь же и в будущем более, чем раньше, от них будет требоваться принятие рассчитанного и разумного риска, который будет вести ассоциацию по пути прогресса при максимальной степени защищенности ее активов.

В сочетании с этим более предпринимательским состоянием мышления ассоциации увидят, что они все больше принимают так называемый маркетинговый подход к делу. О маркетинге было много разногласий применительно к ассоциациям, но, по сути дела, наиболее успешные ассоциации всегда были зависимы от рынка - они позволяли массам людей, пользующихся их услугами, диктовать их членам, какие виды услуг от них потребуются. А менее успешные ассоциации выбирали для себя прямо противоположный курс - они в одностороннем порядке диктовали массам, что для них лучше.

При нынешнем «супермаркетовом» подходе к изделиям и услугам ассоциаций очевидно, что рыночные отношения между членами и ассоциацией будут все больше влиять на успех или неудачи ассоциации. Мы можем очень многое узнать из частного сектора о причинно-следственных связях между покупателем и продавцом, о процессах, требуемых для точного выявления потребностей рынка и о необходимых связях для перевода этих потребностей в наиболее соответствующие изделия и/или услуги. Слишком много руководителей ассоциаций склонны драматизировать разницу между своим «неприбыльным» статусом и статусом «прибыльных» организаций, как будто бы «прибыльный» сектор не разработал никаких моделей или принципов, которые могли бы быть адаптированы и применимы к ассоциациям. Но нет ничего более далекого от правды. На самом деле, для ассоциаций (и для их руководителей) может оказаться продуктивным начать думать о себе не как о «неприбыльных», а как об «освобожденных от налогообложения» организациях - освобожденных от подоходного налога на те доходы, которые по закону не облагаются этим налогом. Сам термин «неприбыльный» оказал негативное воздействие на отношение к ассоциациям и на их восприятие, на то. как они работают и что они делают. Нередко вторичное понятие значения слова «неприбыльный» подавляет предпринимательский подход, который стимулирует рост и прогресс.

Нередко руководители ассоциаций хорошо высказываются по поводу идеи эффективности по отношению к затратам, но многие ли из них действительно преданы этой концепции, причем, с существенными результатами? В будущем, для того, чтобы ассоциация оставалась конкурентоспособной, чувствительной к своим широким массам, а также эффективной по отношению к затратам, организация (в частности, ее штаб-квартира) должна будет как можно полнее использовать современную оргтехнику, ее программное обеспечение и технические знания. (Термины «оргтехника» и «программное обеспечение» в данном случае не просто относятся к автоматизированным системам, но ко всему оборудованию, системам и методикам, диктующим, как ассоциация должна работать на ежедневной основе, и определяющим эффективность, с которой она это делает. В то же время необходимо производить более критическую оценку стоимости и издержек при работе ассоциации. В частном секторе оценку стоимости и издержек какой-либо деятельности можно легко сделать путем анализа стержневой линии финансовой деятельности организации. Но в случае с ассоциациями это не всегда удается сделать так просто, так как эта стержневая линия не измеряется только лишь долларами. Но каждая ассоциация должна разработать способ оценки своей ежедневной деятельности с точки зрения эффективности по отношению к затратам, если она хочет и в дальнейшем удовлетворять потребностям своих широких масс.

Многое говорит в пользу того, чтобы рекомендовать ассоциациям становиться более деловыми в руководстве своими отраслями или профессиями. Это вовсе не означает, что ассоциации должны более походить на деловые фирмы в плане конкурирования с ними на рынке за имеющиеся там доллары. Деловой подход просто означает удаление лишних эмоций, капризов и фантазий из процессов принятия решений и применение наиболее возможных профессиональных критериев к тому, что ассоциация делает и как она делает это.

И ассоциациям необходимо еще много выучить об эффективности программы и эффективности по отношению к затратам. И вовсе нечасто в бюджетах ассоциаций выделяются достаточные ресурсы, как в долларах, так и во временных затратах штата, на чисто управленческую функцию наших все увеличивающихся в размерах корпораций. Управление ассоциации определяется лучше всего по использованию ресурсов (внештатных сотрудников, штата, долларов и приобретенных товаров и услуг) для достижения максимальной эффективности в удовлетворении потребностей масс, обслуживаемых ассоциацией. Важным шагом навстречу здорового будущего является четкое определение этой функции и распределение ответственности.