Книги, главы из книг для написания диплома, курсовой работы, реферата по предмету Менеджмент: Принципы руководства ассоциациями. Справочник профессионала. Генри Эрнсттхал, САЕ

План счетов

Какие записи вести? Прежде чем это решить необходимо выяснить каким образом будет использоваться финансовая информация и виды отчетов, которые необходимо будет подготовить. Зная, какая информация понадобится, можно разрабатывать систему организации финансовых данных. Такая система называется планом счетов. Идентификация и регистрация необходимой информации облегчается, если финансовые данные выявляются по упорядоченному плану.

План счетов ассоциации обычно содержит следующую информацию.

План счетов. Базовый вариант

Балансовый отчет Активы

Оборотный капитал

1000 Касса

1020 Инвестиции

1040 Дебиторы

1050 Товарно-материальные запасы

1060 Выплаты авансом

1080 Прочие текущие активы

Основной капитал

1210 Земля

1220 Улучшения на земле

1230 Здания

1240 Улучшения в арендуемой собственности

1250 Обстановка и оборудование

1280 Автомобили и прочие сухопутные перевозочные

средства

Пассивы и нетто-активы

Краткосрочные обязательства

2000 Счета кредиторов

2020 Заработная плата

2040 Накопленные затраты

2060 Накопленные налоги

2110 Отсроченные доходы (например, от съездов или

подписок

Долгосрочные обязательства

2211 Закладные к оплате

2220 Векселя к оплате

2225 Отсроченные выплаты (пролонгированные

более чем на год)

Нетто-активы

3001 Несвязанные нетто-активы

3002 Нетто-активы, временно связанные

финансирующими организациями

3003 Нетто-активы, постоянно связанные

финансирующими организациями

Отчет о доходах Доходы и расходы

Доходы

4000 Членские взносы

4010 Собрания и съезды

4030 Публикации

4050 Прочие изделия или услуги

4060 Гранты

4080 Административные

4100 Разное

Расходы

5000 Расходы на сотрудников (например, жалованье,

заработная плата и премии)

5020 Командировки

5030 Оплата занимаемой площади (например,

арендная плата и телефон)

5040 Расходы на проведение собраний

5070 Оплата услуг профессионалов

5080 Административные

5110 Прочие

Часто одну и ту же информацию бывает необходимо подать в различных формах, указать, например, тип понесенных расходов (заработная плата, командировки и т.п.), назначение понесенных расходов (на съезд, журнал и т.п.), или сотрудника организации, ответственного за осуществление и контроль таких расходов. Наличие финансовой информации облегчает выделение необходимых сумм и подготовку отчетов, таких как рассмотренные выше балансовый отчет и отчет о доходах.

Учет наличности играет значительную роль во всех организациях, в ассоциациях в том числе. Наличность необходимо тщательно контролировать, во избежание ее неправильного использования. Практические любые действия ассоциации включают в себя получение или выплату наличных средств. Особое внимание в ассоциациях следует уделять дебиторской задолженности, то есть денежным суммам, которые должны быть выплачены ассоциации другими юридическими или физическими лицами, например рекламодателями. Точный учет здесь необходим для правильного определения результирующих сумм, чтобы не направлять клиентам ассоциации неверно составленных счетов.

Еще одна важная позиция в классификации балансового отчета — это основной капитал, например здания, улучшения в арендуемой собственности, столы и пишущие машинки. Срок полезной службы таких активов превышает один год, а их стоимость раскладывается на все годы их полезной службы и включается в расходы за эти годы, благодаря чему стоимость основного капитала лучше соотносится с доходом, который он приносит. Пропорциональное распределение стоимости основного капитала по годам его использования называется «амортизация».

Никакая ассоциация не может обойтись без членских взносов. Операции с членскими взносами для большинства других организаций не характерны. Благодаря своим взносам члены ассоциации могут получать ее услуги в течение некоторого периода времени. Поэтому доход от взносов как правило распределяется по времени членства. Если год членства и финансовый год совпадают, то все полученные в течение этого года суммы будут учтены как доходы за этот год. Иногда взносы выплачиваются авансом, а иногда — периодически. Но в любом случае особое внимание следует уделять отнесению таких взносов на правильный период, избегая ситуаций, когда доход от взносов учитывается в одном году, а затраты от предоставления услуг — в другом. Правильный учет дохода от членских взносов в квартальном или ежемесячном отчете представляет собой непростую и в то же время чрезвычайно важную задачу, решив которую руководство ассоциации сможет лучше соотнести между собой доступные ресурсы и стоимость предоставляемых услуг.

Ассоциациям не следует забывать также и о своих нетто-активах, иногда именуемых резервами. Нетто-активы могут быть показаны как доступные активы или как разность активов и пассивов. Нетто активы нужны на случай каких-либо непредвиденных событий, временного перерыва поступления денежных средств, а также в целях удовлетворения особых потребностей в капитале. Рост нетто-активов невозможен без превышения доходов над расходами. В ассоциации следует четко определить, что здесь понимается под нетто-активами, нацелить резервы на решение определенных задач, а также разработать план для решения таких задач. Например, ассоциация может поставить перед собой задачу: накопить нетто-активы в количестве, равном трехмесячному объему общеорганизационных расходов. С ростом такой ассоциации будет расти и объем ее нетто-активов, который должен отвечать поставленной задаче. Ассоциация может накапливать нетто-активы для покупки нового компьютера, телефонной системы или, скажем, нового здания.

Потребность в резервах для роста — это лишь одна из причин, по которым каждой ассоциации, с любым типом организации, требуется превышение доходов над расходами. По мере роста ассоциации, у нее возникает потребность в дополнительном рабочем капитале, наличие которого обеспечено превышением доходов над расходами. Стоимость активов зачастую снижается из-за инфляции, влияние которой компенсируется за счет превышения доходов над расходами. превышение доходов над расходами необходимо также для принятия рисков на себя. Подобно любой другой организации, ассоциация, по вполне обоснованным причинам, испытывает потребность в превышении доходов над расходами. Такое превышение обычно называется прибылью, которая в ассоциации вполне уместна. Согласно своему налоговому статусу ассоциация является некоммерческой (бесприбыльной) организацией, однако это не означает, что она ее доходы не могут превышать расходов.