Книги, главы из книг для написания диплома, курсовой работы, реферата по предмету Менеджмент: Принципы руководства ассоциациями. Справочник профессионала. Генри Эрнсттхал, САЕ

Контроль

Финансовый контроль необходим ассоциации для:

1. Защиты активов ассоциации от мошенничества, ненадлежащего

использования и утери

2. Гарантии точности и надежности финансовых записей и отчетов

ассоциации

3. Обеспечения эффективной работы ассоциации в соответствии с

намерениями ее руководства

Ассоциация нуждается во внутреннем контроле, а также в независимых проверках и аудите. Ни внутренний контроль, ни внешние проверки не гарантируют от полного отсутствия ошибок, неправильного руководства или прямого обмана. Тем не менее, контроль необходим, поскольку он способствует повышению качества финансовой информации, и соответственно, повышению качества принимаемых решений. При этом снижается риск ошибок, неправильного руководства и прямого обмана. Таким образом, в распоряжении членов ассоциации оказывается больше ее активов. Снижается также вероятность утраты доверия к должностным лицам ассоциации со стороны ее членов или совета директоров. Должным образом организованный внутренний контроль свидетельствует о хорошей управленческой практике.

Эффективный внутренний контроль начинается со штата ассоциации, размеры которого, а также компетентность входящих в него сотрудников позволяют им решать порученные задачи и должным образом осуществлять контрольные функции. Система контроля действует более эффективно, если все члены управленческого аппарата ассоциации осведомлены в делах своей ассоциации и принимают в них участие. Должный уровень контроля достигается при условии, что работники ясно осознают стоящие перед ними задачи и свою ответственность. Необходимо четко установить кто кому подчиняется, ясно определить ответственность каждого работника, которую он, в свою очередь, должен признать, обеспечить соответствие властных полномочий и ответственности, а также должным образом организовать профессиональное обучение. Контрольные функции следует возлагать также и на добровольных сотрудников ассоциации.

Всякая система внутреннего контроля держится на разделении обязанностей. Ответственность распределяется таким образом, чтобы ни один отдельно взятый работник, включая управляющих высшего звена и директоров не мог контролировать все четыре основных аспекта, из которых состоит любая финансовая операция: инициация, утверждение, попечение над активом и регистрация. Например, выплата денежных средств может быть инициирована служащим, который получил и обработал счет-фактуру поставщика. Такая выплата утверждается начальником отдела, который ранее заказал у этого поставщика некоторые товары и услуги. Лицо, подписавшее чек на указанную выплату, осуществляет попечение над данной суммой. Наконец, нашу финансовую операцию регистрирует бухгалтер. Добавочный контроль осуществляет еще одно лицо, занятое выверкой банковских счетов. Один человек может отвечать за несколько аспектов, но разделение обязанностей при этом все равно должно быть обеспечено. Некоторые ассоциации, которым для такого разделения не хватает штатных сотрудников, возлагают ответственность за некоторые из аспекты финансовой операции на добровольцев. Таким добровольцем может быть, например, казначей.

К другим важным составляющим внутреннего контроля относятся: хорошо поставленная система ведения бухгалтерских записей и получения информации, должным образом организованный процесс разработки бюджета (и то и другое было рассмотрено ранее), а также независимые проверки и аудит.

Независимую проверку могут осуществлять штатные сотрудники (внутренние аудиторы) или добровольцы, исполняющие обязанности, сходные с обязанностями внутреннего аудитора. Однако независимую проверку в ассоциациях чаще производит аудитор со стороны. Такая работа оплачивается и чтобы не тратить денег зря, независимую проверку и внутренний контроль силами штатных или добровольных сотрудников следует осуществлять лишь при отсутствии всяких сомнений в том, что их деятельность окажется эффективной.

Информация, которая содержится в финансовых отчетах ассоциации должна быть понятна ее руководству, поскольку оно отвечает за финансовую отчетность своей ассоциации. Независимый аудитор проверяет суммы, указанные в такой отчетности. Руководство ассоциации в полной мере отвечает за информацию, которая содержится в подвергаемом аудиторской проверке финансовом отчете. Любые изменения или улучшения финансовой документации, по мнению аудитора необходимые для выполнения требований бухгалтерских стандартов, вносятся в финансовую документацию ассоциации с одобрения ее руководства. Вся финансовая документация ассоциации должна соответствовать форме отчетности, утвержденной независимым аудитором. Закончив независимую проверку, аудитор высказывает свое мнение о финансовой отчетности данной ассоциации. Аудитор сообщает, насколько такая отчетность соответствует общепринятым бухгалтерским принципам и дополняет свое сообщение информацией, которая по его мнению может оказаться полезной потребителям таких отчетов. Независимый аудит способен выявить мошеннические или ошибочные действия, но этим его цели не ограничиваются.

Часто независимый аудитор оказывает ассоциации дополнительную помощь, выполняя подготовку специализированных отчетов, например отчета по налогам и консультируя по различным вопросам. Главный критерий при выборе независимого аудитора — это его возможность предоставлять определенные, необходимые ассоциации услуги. Аудитор недостаточной квалификации не сможет удовлетворить потребности ассоциации. С другой стороны, обращаясь к аудитору, квалификация которого значительно превышает ее потребности, ассоциация рискует заплатить за его услуги излишне много денег.

Контроль осуществляют штатные сотрудники ассоциации, добровольцы и независимые специалисты. Еще раз отметим, что внутренний контроль является неотъемлемой частью хорошо поставленной управленческой практики. Проверка информации независимым аудитором не освобождает руководство от необходимости осуществлять такую практику.