Книги, главы из книг для написания диплома, курсовой работы, реферата по предмету Менеджмент: Принципы руководства ассоциациями. Справочник профессионала. Генри Эрнсттхал, САЕ

Что автоматизировать и когда

Теперь вы знаете основные правила покупки компьютера. Но для начала убедитесь, нужен ли он вам, а если нужен, то зачем. Большинство ассоциаций приобретают компьютеры из-за того, что их документооборот растет, его потребности увеличиваются и действующее офисное оборудование оказывается не в состоянии их удовлетворить. Другая распространенная причина покупки компьютера — возрастание издержек, связанных с ведением бухгалтерского учета и обслуживанием клиентов на устаревшем офисном оборудовании, а также сложность подготовки на таком оборудовании почтовых наклеек или съездовских регистрационных форм. Обычно ассоциация осознает свою потребность в компьютере. Принятию решения о покупке персональных компьютеров способствует постоянное снижение их стоимости.

Автоматизация ассоциации представляет собой непростую задачу как для ее руководства, так и для поставщика вычислительной техники. Зачастую высшие должностные лица ассоциации не знают, что именно требуется автоматизировать у них в ассоциации. Не забывайте, что далеко не все выполняемые ассоциацией функции одинаково хорошо поддаются автоматизации. Легко автоматизировать обработку списков членов, подготовку их значков, регистрацию участников собраний, административные функции, распределение мест и регистрацию на выставках, рекламную деятельность, платежную ведомость, счета дебиторов и кредиторов, учет членских взносов, главную бухгалтерскую книгу, финансовую отчетность, анализ деятельности членов ассоциации, взаимоотношения с государственными учреждениями, закупки и подписки, а также многие другие действия. Не следует автоматизировать процесс, который лучше осуществлять вручную. Внимательно изучите свои потребности в автоматизации. Некоторые процессы автоматизировать не следует.

Недостаток места не позволяет нам всесторонне рассмотреть вопрос о том, что следует автоматизировать, а что нет. Каждая ассоциация находится в своей собственной, уникальной ситуации. Поэтому в настоящей главе описывается лишь методика определения подлежащих автоматизации участков. Пользуясь такой методикой, руководство ассоциации сможет принимать решения самостоятельно. Как в ASAE, так и в его филиалах научно -исследовательские отделы предлагают перечни выполняемых ассоциациями функций, которые поддаются автоматизации. Выяснить, что автоматизировать и почему, руководителям ассоциации поможет также визит в другие аналогичные ассоциации, где уже действуют вычислительные системы.